확인할 대상
한 주문에 입력하는 횟수, 부서 간 확인 횟수, 답변 대기와 자료 취합 시간을 살펴봅니다.
부서 사이의 확인과 재입력
주문은 들어왔는데, 왜 일은 전화부터 시작할까요?
주문번호를 공통 기준으로 정하고 자재·생산 상태, 지연 사유, 확인 담당자를 연결합니다. 다음 부서가 일을 시작할 조건을 함께 정해야 반복 확인을 줄일 수 있습니다.
익숙한 업무의 한 장면
오전 회의에서 끝난 확인이, 오후에 다시 시작됩니다.
영업이 확인한 생산 일정은 어제 기준입니다. 구매팀은 오늘 자재 지연을 알았지만 어느 주문에 영향이 있는지 바로 찾기 어렵습니다. 영업 파일에는 자재 지연이 반영되지 않아 고객에게 납기를 다시 안내해야 합니다.
영업
“이 주문, 금요일 출하해도 되나요?”
구매
“한 부품이 늦어요. 어떤 주문에 쓰죠?”
생산
“자재가 언제 오는지부터 알려주세요.”
01
일이 늘어날 때, 확인과 취합에 드는 시간도 살펴봅니다.
사람을 구하는 동안 기존 직원이 같은 주문을 여러 파일에 입력하고 보고 자료를 취합합니다. 업무량과 함께 입력·조회·인계가 얼마나 반복되는지 확인해야 먼저 줄일 일을 고를 수 있습니다.
담당자가 처리할 일
승인 대기·자재 지연·누락된 입력을 담당자별로 모아, 여러 파일을 열어 찾는 과정을 줄입니다.
개선 여부
첫 업무를 연결한 뒤 같은 기준으로 시간을 비교합니다. 주문량과 예외 건수도 함께 확인합니다.
02
담당자의 판단 근거를 업무 기록에 남깁니다.
거래처별 약속과 긴급 주문의 처리 방법을 특정 직원만 알면, 휴가나 담당자 변경 때마다 일이 멈춥니다. 어떤 조건에서 누가 결정했는지가 다음 담당자에게도 보여야 합니다.
처리 기준
거래처별 확인 항목과 승인 조건을 입력·검토 단계에서 볼 수 있게 합니다.
예외와 사유
표준 절차와 다르게 처리한 이유, 승인자와 결과를 해당 주문에 남깁니다.
인수인계
미완료 건과 다음 할 일, 관련 문서와 연락 이력을 함께 확인합니다. 새 담당자가 실제 건을 이어서 처리하며 검증합니다.
03
부서마다 같은 주문을 다른 번호로 관리하고 있습니다.
같은 주문이 거래처명, 견적번호, 생산지시번호로 따로 불리면 상태를 맞추는 일을 사람이 해야 합니다. 단순히 파일을 한 곳에 모으는 것만으로는 다음 업무가 시작되지 않습니다.
같은 대상을 다르게 부릅니다
주문·품목·프로젝트의 공통 식별자를 정하고, 기존 번호와 대응 관계를 남깁니다.
완료의 뜻이 다릅니다
구매 발주 완료와 자재 준비 완료를 구분합니다. 다음 부서가 기다리는 조건을 상태로 정의합니다.
예외가 대화에만 남습니다
분할 출하, 긴급 구매, 일정 변경의 사유와 담당자를 주문에 연결합니다.
04
진행 상태마다 담당자와 처리할 일을 정합니다.
보여주는 화면만 생기면 담당자는 화면과 전화 둘 다 확인하게 됩니다. 어느 상태에서 누가 무엇을 해야 하는지가 함께 바뀌어야 합니다.
한 번 입력할 기준
수주 기본정보의 기준 시스템을 정하고, 재입력이 필요한 항목과 연동 가능한 항목을 구분합니다.
막힌 일의 이유
자재 미입고·승인 대기·생산 슬롯 부족을 따로 표시하고 담당자가 확인할 수 있게 합니다.
약속을 바꾸는 절차
일정 계산은 판단 자료를 제공합니다. 고객 약속의 변경은 권한 있는 담당자가 검토·확정합니다.
연결된 업무 예시
같은 주문을 함께 확인PO-1042 · 장비 A 100대
구매자재 입고 10/12
생산착수 검토 10/13
영업출하 검토 10/16
입고 확인이 필요합니다. 변경이 납기에 미치는 영향을 검토합니다.
업무 이해를 위한 가상 예시구매는 자재 입고를, 생산은 착수 가능일을, 영업은 납기 변경을 확인합니다. 주문번호 하나가 부서 사이의 공통 기준이 됩니다.
우리 회사에 적용하기
최근 주문 하나로 확인해보세요.
| 살펴볼 지점 | 지금 흔한 방식 | 연결 후 확인할 기준 |
|---|---|---|
| 주문 접수 | 메일을 보고 여러 파일에 입력 | 주문번호와 기준 정보가 동일한가 |
| 자재 지연 | 메신저에 전달 | 영향받는 주문과 담당자가 보이는가 |
| 납기 변경 | 마지막 파일을 다시 찾기 | 변경 사유·승인·고객 약속이 남는가 |
주문 접수
- 지금 흔한 방식
- 메일을 보고 여러 파일에 입력
- 연결 후 확인할 기준
- 주문번호와 기준 정보가 동일한가
자재 지연
- 지금 흔한 방식
- 메신저에 전달
- 연결 후 확인할 기준
- 영향받는 주문과 담당자가 보이는가
납기 변경
- 지금 흔한 방식
- 마지막 파일을 다시 찾기
- 연결 후 확인할 기준
- 변경 사유·승인·고객 약속이 남는가
업무 점검 항목
- 한 주문의 상태를 알려면 누구에게 연락하나요?
- 부서마다 같은 주문을 같은 번호로 찾을 수 있나요?
- 지연 사실을 안 사람과 고객에게 답할 사람이 연결돼 있나요?
최근 처리한 업무 한 건을 기준으로 확인하세요.
수주에서 납기까지 연결하는 방법 ↗자주 묻는 질문
도입 전에 확인할 사항
ERP에도 수주 정보가 있는데 왜 다시 입력하나요?
기준 데이터가 있어도 부서가 필요한 진행 상태나 예외가 ERP 밖에 있을 수 있습니다. 기존 입력을 그대로 활용할 수 있는지 먼저 확인합니다.
채용이 어려운데, 시스템으로 업무 부담을 줄일 수 있나요?
반복 입력·확인·취합에 쓰는 시간을 먼저 확인합니다. 자동화할 수 있는 작업과 사람의 판단이 필요한 일을 구분하고, 첫 업무에서 처리 시간과 대기 변화를 검증합니다. 필요한 인력 규모는 실제 업무량과 함께 판단해야 합니다.
우리 회사에 적용하려면